ARTIGO DE RODRIGO REIS

A necessidade de imprimir, gerenciar e manusear documentos pode ter grande impacto na rotina de uma empresa. Desde questões relacionadas ao espaço físico até o controle dos custos de impressão, tudo precisa ser cuidadosamente planejado para não atrapalhar o fluxo normal de atividades ou sobrecarregar o orçamento.

Felizmente, existem alternativas para deixar esse processo mais ágil e dinâmico. Há diversos recursos que podem ser implementados em empresas de todos os portes e personalizados conforme as necessidades da companhia.Com isso, é possível organizar e acelerar desde processos complexos, como compra de produtos e fluxo de contratos, até questões mais simples, reembolsos de despesas.

E como essas alternativas funcionam? Em primeiro lugar, é preciso compreender que toda implementação de gerenciamento de documento começa pelo entendimento da forma como o cliente conduz esse processo e de qual etapa causa mais transtorno e demora. Isso se traduz em um custo que pode ser invisível em um primeiro momento, mas pode fazer um belo “rombo” nas fianças.

A implementação pode aproveitar recursos existentes em tecnologias que usamos no dia a dia,bastante acessíveis, como impressoras  convencionais, computadores, scanners e celulares. Integrar essas ferramentas a um software que organiza a entrada e saída de documentos, com permissões de acesso e controle dos documentos, é o segredo para otimizar o processo.

Um bom exemplo é o de reembolso de despesas. Com as soluções de gestão de impressão, o colaborador não precisa mais usar papel para fazer isso. Ao final do dia, ele pode fotografar os comprovantes com o celular, preencher um formulário simples e enviar para o responsável, sem necessidade de imprimir nada.

No caso das empresas maiores, que têm diversos centros de custos, como um escritório de contabilidade, é preciso inicialmente agrupar os documentos por centro de custos e níveis de controle de acessos de cada colaborador. O sistema é configurado inicialmente com esses parâmetros e, no dia a dia, os funcionários e gestores ficam seguros de que está tudo segmentado corretamente.

Para as empresas de grande porte, o melhor é utilizar o gerenciamento de documentos integrado ao ERP, já que o fluxo de processos é maior e mais complexo. Porém, independentemente do porte do cliente, todas as soluções partem da mesma premissa, que é fazer uma consultoria gratuita de como funciona a empresa para identificar os gargalos e sugerir mudanças que otimizarão o uso do tempo e dos recursos materiais, financeiros e humanos.

 

Rodrigo Reis é diretor comercial e sócio da Reis Office, empresa líder em outsourcing de impressão e soluções para digitalização, transmissão e armazenamento de documentos.

 

 

 

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